從 Excel 到 24 小時智慧預約：孚曼音樂如何用預約平台、Google 地圖與 AI，把人力還給服務現場
從 Excel 到 24 小時智慧預約：孚曼音樂如何用預約平台、Google 地圖與 AI，把人力還給服務現場
從 Excel 到 24 小時智慧預約：孚曼音樂如何用預約平台、Google 地圖與 AI，把人力還給服務現場
本文整理自今周刊報導〈AI減負，把人力還給音樂服務：孚曼音樂的智慧轉型實踐〉（資料來源連結見文末）。
目錄
- 前言：真正卡住現場的，常常不是客人，而是流程
- 店家背景：台中孚曼音樂在做什麼？
- 從 Excel 手動登記到 24 小時預約平台：痛點與轉變
- 導入後的具體變化：櫃檯時間、省下來了
- 把預約入口放到搜尋場景：Google 地圖串接帶來的差異
- AI 上線：拓客、客服與回流同步加速
- 可以學走的 4 個做法：把人力還給現場
- 店家資訊（報導揭露）
- 常見問題
前言：真正卡住現場的，常常不是客人，而是流程
很多服務型店家最常遇到的狀況不是「沒有需求」，而是「有需求但接不住」：訊息回不完、電話一直響、預約時間反覆確認、人工登記出錯…… 最後員工忙翻，顧客也等到沒耐心。
今周刊報導的台中 孚曼音樂，就用一個很具體的方式把問題拆開處理：先把預約從 Excel 與人工回覆移轉到 24 小時預約平台， 再把入口放到 Google 地圖，並在社群端導入 AI 諮詢與自動推播，讓人力回到真正需要溫度的服務現場。
把「重複、瑣碎、機械式」的工作交給系統與 AI，把人的時間留給接待、專業建議與售後服務。
店家背景：台中孚曼音樂在做什麼？
報導指出，孚曼音樂位於台中，主要經營 爵士鼓銷售與空間租借。 店內一樓陳列器材、也有客人詢問；二樓則是獨立練習室，提供音樂人租借練習使用。
示意圖：空間租借型服務常見的挑戰之一，是高頻預約與改期確認造成櫃檯負擔。
從 Excel 手動登記到 24 小時預約平台：痛點與轉變
報導提到，孚曼音樂在搬到現址、開始以爵士鼓為主的空間租借服務後，一開始用「陽春的 Excel 檔」登記 LINE 留言或電話預約。 但很快就碰到幾個典型問題：員工耗時紀錄、遺漏、重複時段預約、以及點數折扣登記錯誤等狀況。 這些不只消耗櫃檯時間，也增加溝通成本。
- 一週內是否多次出現「同一時段被約走兩次」？
- 櫃檯是否每天花大量時間在回覆「還有空嗎？」
- 是否常因人工登記造成折扣/點數爭議？
如果答案常常是「有」，問題通常不在員工不努力，而是流程需要升級。
報導也提到，在廠商建議下，孚曼音樂加入 114 年度「提升中小企業智慧化經營效能計畫」並導入 24 小時預約平台。 設定完成後，客戶能直接預約並自動導入系統，櫃檯因此解放了大量瑣碎工作，不必再花大把時間在電話與 LINE 回覆上， 也不用擔心遺漏、重複或登記錯誤。
導入後的具體變化：櫃檯時間、省下來了
報導中行銷 Sunny 分享，過去一天需要 1～2 個人，花上大半天一直回覆訊息。 在預約平台上線後，顧客可以隨時預約、不受營業時間侷限，預約率大幅提升； 從過往「一週沒幾個」，到「幾乎每天都有兩三組客人報到」。
「過去我們一天需要一兩個人，花上大半天的時間，一直回覆訊息。」
當預約能自助完成，櫃檯就能把時間拿回來，回到「現場接待」與「服務品質」本身。
轉型效益（依報導整理）
- 預約資訊自動導入、降低遺漏與重複
- 櫃檯減少電話與訊息往返
- 顧客可 24 小時預約，不受營業時間限制
- 預約率提升（由每週稀少到每日 2～3 組）
示意圖：把「回覆與登記」移轉到系統，櫃檯才有餘裕做好接待與服務。
把預約入口放到搜尋場景：Google 地圖串接帶來的差異
報導提到，輔導團隊將預約系統與 Google Map 串接，讓客人搜尋店家時就能更直覺、便利地完成預約， 帶來更多原本不認識孚曼音樂的陌生新客。
示意圖：把入口放在「搜尋當下」，通常能減少等待與來回確認。轉自今週刊 AI減負，把人力還給音樂服務：孚曼音樂的智慧轉型實踐 報導
當顧客是「當下想租、當下想約」，入口越直覺，就越容易完成預約。
AI 上線：拓客、客服與回流同步加速
報導指出，除了預約平台外，團隊也為孚曼音樂導入更多智慧化功能： 社群媒體端導入 AI 諮詢功能，可 24 小時自動回覆常見問題，提升回應即時性與效率，增加新客到店機會； 同時建議設定自動推播，定期提醒舊客活動與優惠訊息，以提升回流率與再消費。
報導也提到，團隊能透過智慧 AI 數據報表更精準掌握關鍵數據，讓客群輪廓更清晰，並據此調整行銷與推廣策略， 例如篩選出回訪率較低的客戶，推播活動或優惠訊息，以相對低成本促成再次到店。
示意圖：把高頻問題交給 AI，把決策依據交給報表，讓人能回到現場服務。
「樂器是有溫度的… AI 作為輔助工具，可以替我們完成資訊整理等機械性工作，讓人力被重新配置到更需要、也更能發揮價值的位置上。」
可以學走的 4 個做法：把人力還給現場
- 先把預約集中：不要讓預約散在 Excel、LINE、電話各處。
- 把預約變成 24 小時可完成：讓顧客不受營業時間限制。
- 把入口放到顧客看得到的地方：例如報導中的 Google Map 串接。
- 把「重複回答」交給 AI：用 AI 自動回覆常見問題、用推播拉回流。
系統與 AI 做「整理、回覆、提醒」；人做「接待、專業建議、售後維修與關係建立」。
店家資訊（報導揭露）
常見問題
Q.為什麼 Excel 手動登記容易出問題？
A.當預約來源同時來自 LINE、電話與現場，資訊分散在不同對話與檔案，容易發生遺漏、重複時段與人工登記錯誤；報導也提到點數折扣登記錯誤會增加溝通成本。
Q.導入 24 小時預約平台，現場最先感受到的好處是什麼？
A.最直接的是櫃檯從高頻回覆與手動登記中被解放，預約資料自動進系統、衝突與錯誤降低；報導也描述預約率提升到幾乎每天都有兩三組客人報到。
Q.AI 自動回覆適合處理哪些事？
A.高頻、標準化的問題最適合，例如費用、可預約時段、基本規則等；複雜或需要判斷的問題仍建議轉真人處理。
Q.自動推播要怎麼用才不會打擾客人？
A.以「對的人、對的頻率、對的內容」為原則：針對舊客活動、重要通知或有明確價值的訊息即可；報導提到定期提醒舊客活動與優惠，有助提升回流與再消費。
資料來源
本文整理自今周刊報導： AI減負，把人力還給音樂服務：孚曼音樂的智慧轉型實踐（發佈時間：2025-12-11）。
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